Pengelolaan Dokumentasi Secara Digital Banyak Manfaat

Kefamenanu, Bawaslu TTU–Digitalisasi merupakan sebuah terminologi untuk menjelaskan proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital

Hal demikian terjadi sebagai akibat dari kebutuhan akan informasi menjadi hal yang urgen di era sekarang termasuk di dalamnya informasi mengenai kepemiluan. Karena itu, jajaran pengawas Pemilihan Umum (Pemilu) diminta untuk mengelola kehumasan dengan baik dan profesional sehingga menjamin hak-hak masyarakat akan informasi dapat terpenuhi.

Dalam rangka menjawabi hal tersebut di atas maka Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Timor Tengah Utara (TTU) melaksanakan kegiatan Rapat Layanan Kehumasan Bawaslu Tahun 2022. Kegiatan tersebut berlangsung di Kantor Bawaslu Kabupaten TTU Jl. Soekarno, Kelurahan Kefamenanu Tengah-Kecamatan Kota Kefamenanu, Kamis, (31/3/2022)

Ketua Bawaslu Kabupaten TTU Martinus Kolo, SE saat membuka kegiatan mengatakan bahwa pemilu 2024 menjadi tantangan terutama bagi jajaran pengawas pemilu jika belum siap dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi secara digital. 

”Tantangan yang akan kita hadapi di pemilu 2024 itu terkait dengan digitalisasi informasi. Semua informasi perlu kita dokumentasikan secara digital. Berbagai tantangan akan kita hadapi, maka perlu kita mempersiapkan diri terkait dengan digitalisasi informasi. Kalau misalnya dokumen-dokumen kita tidak didokumentasikan secara baik secara digital, tentu akan menyulitkan kita, karena kita hanya berharap pada dokumen fisik, yang kemudian apabila terjadi sesuatu kita akan sulit untuk mencari dokumen yang bersangkutan”, tegasnya.

Lebih lanjut Martinus harapkan semoga semua staf di Bawaslu TTU serius mengikuti kegiatan ini dengan baik sehingga bisa diterapkan dalam pekerjaan pengelolaan dokumen-dokumen kita terlebih kehumasan ini”, harapnya.

Pada saat berlangsungnya kegiatan Koordinator Divisi (Kordiv) Pengawasan, Hubungan Masyarakat, dan Hubungan antar Lembaga (PHL) Bawaslu Kabupaten TTU, Nonato Da P. Sarmento dalam materinya mengenai Pedoman Pengelolaan Media Sosial di Lingkungan Bawaslu mengungkapkan bahwa pentingnya digitalisasi dalam pendokumentasian dengan beberapa dasar pertimbagan.

“Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi melalui media sosial memiliki peran strategis dalam pelaksanaan fungsi kehumasan; selain itu media sosial sebagai salah satu saluran informasi perlu dikelola menjadi sarana yang efektif dalam mendukung kerja dan ketercapaian Visi Misi Badan Pengawas Pemilihan Umum; serta pengelolaan media sosial memerlukan pengaturan yang dapat dijadikan pedoman oleh seluruh pengelola media sosial di Lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum”, ungkapnya

Selebihnya ungkap Nonato bahwa pedoman pengelolaan media sosial di lingkungan bawaslu haruslah dikreasikan sedemikian rupa dan dikelola oleh semua kita yang ada di setiap divisi. 

“Pengelolaan media sosial itu tidak hanya sebatas dalam cakupan yang dikelola secara biasa biasa saja, tetapi mestinya harus ada pengaturan yang dapat dijadikan sebagai sebuah pedoman oleh pengelola media sosial. Karena itu nanti ke depannya pengelolaan media sosial maupun pengelolaan hal lain yang berkaitan dengan perkembangan teknologi informasi tidak tergantung pada satu orang. Ia mencontohkan pengelolaan media sosial sederhananya semisal username dan password komisioner juga harus tahu. Memang kehumasan ini di bawah divisi PHL tapi proses pengelolanya di setiap divisi perlu ada”, pungkasnya.

Hal senada yang disampaikan Kordiv Sumber Daya Manusia, Organisasi dan Data Informasi Bawaslu Kabupaten TTU, Roswita Helen P. Taus, SE, diakhir kegiatan menegaskan bahwa Bawaslu merupakan lembaga publik, yang tentu aktifitasnya perlu diakses pula oleh publik. 

“Ketika publik mengakses informasi-informasi kepemiluan untuk mengikuti perkembangannya, maka hal penting yang harus diperhatikan adalah layanan kehumasan. Sebab masyarakat juga butuh informasi mengenai kepemiluan. Oleh karena itu pengelolaan kehumasan butuh peran kita semua untuk turut ambil bagian dalam pengelolaan kehumasan ini”, tegasnya

Untuk akselerasi informasi informasi kepemiluan, maka salah satu hal yang dilakukan Bawaslu adalah pegembangan dokumentasi dan informasi melalui digitalisasi. Sebab digitalisasi membawa banyak manfaat untuk berbagai sektor, termasuk di dalamnya menciptakan efisiensi dan layanan yang lebih baik, serta meningkatkan akses masyarakat untuk mendapat layanan terbaik. Kegiatan ini diakhiri dengan sesi diskusi. Banyak pertanyaan dan masukan dari peserta kegiatan ini demi terciptanya pengelolaan kehumasan Bawaslu Kaupaten TTU yang lebih baik. (HUMAS BWS TTU)